Uma dúvida frequente de empreendedores é que tipo de documentos são válidos como comprovantes para a contabilidade. Como prestamos uma contabilidade consultiva, elaboramos este material buscando explicar melhor este assunto. Vamos elencar os principais tipos de comprovantes que você pode receber, explicando qual a sua aplicação e como contabilmente estes são considerados.
- Recibos
Um dos questionamentos mais comuns é se o recibo de pagamento tem a mesma finalidade de uma nota fiscal. Apesar de muito comum nas aquisições de bens ou serviços, o recibo de pagamento não possui a mesma validade que uma nota fiscal pois não está vinculado com a apuração do pagamento de impostos e como não há comprovação que o prestador de serviço precisa recolher os impostos que gerou pelo serviço executado, a contabilidade não pode utilizar um recibo como um documento válido.
Geralmente esses recibos são utilizados para um maior controle das finanças da empresa, bem como transparecer segurança ao comprador que o valor pago não será cobrado novamente. Vale destacar que ele deve ser emitido apenas no momento do recebimento do dinheiro pelo cliente, com uma numeração específica, em duas vias e apresentando as informações detalhadas dos serviços, tais como valor, data, descrição, assinatura, etc.
Recibo de pagamento
Ou seja, apesar de não ter valor contábil, o recibo possui valor gerencial, auxiliando o empreendedor a ter um registro físico de movimentação financeira do seu empreendimento. Mesmo que não tenha valor para a contabilidade, é interessante que o gestor sempre utilize destes recibos para gerenciar o financeiro.
2. Nota Fiscal x Cupom Fiscal
Esta também é uma dúvida bem recorrente: cupom fiscal vale como nota fiscal? Apesar de ambos serem muito parecidos e com a mesma finalidade, cada um tem suas características peculiares. Vejamos:
A Nota fiscal é mais completa, direcionada para pessoas jurídicas, ou seja, a nota fiscal é o comprovante padrão de gastos de uma pessoa jurídica (empresas, associações e outros). A NF possui informações completas no preenchimento, e principalmente explicita quem é o prestador e o tomador, ou seja, quem está emitindo a nota e quem está recebendo-a. Em certas empresas só é possível realizar a troca de uma mercadoria com a nota fiscal, justamente por possuir todos esses dados comprobatórios de quem adquiriu a mercadoria.
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Já o cupom fiscal/NFCe (nota fiscal do consumidor eletrônica) é mais enxuto e possui apenas as informações de quem vendeu e justamente por não representar quem é o tomador ou comprador, é direcionado para pessoa física. Podemos resumir que para as pessoas jurídicas, somente a nota fiscal é válida como comprovante, pois no cupom não há a definição de consumidor final. E é justamente por este direcionamento da nota fiscal, que o cupom fiscal não é um documento válido para a contabilidade. Contudo, no âmbito tributário para fins de arrecadação de impostos ambos valem e o estabelecimento tem por obrigação em emiti-los.
Em resumo: o único comprovante válido para uma pessoa jurídica será a nota fiscal. O cupom fiscal é restrito a pessoas físicas enquanto comprovante.
Abaixo, exemplos de Nota Fiscal e Cupom Fiscal:
Nota fiscal
Cupom Fiscal
3. Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Instituída em 2016, a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é um substituto do cupom fiscal e tem como objetivo facilitar e agilizar a regulamentação tributária, vez que a NFC-e destaca quem é o prestador e o tomador.
Para conseguir a NFC-e basta no ato de compra de produto em algum comércio informar o CNPJ ou CPF para que seja incluído na nota. Apenas determinadas empresas em Minas Gerais já possuem esse sistema, no entanto, há uma previsão de que até o final de 2020 o uso deste novo formato de comprovante fiscal seja obrigatório em todas.
Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e)
4. NFS-e (Nota fiscal de serviço eletrônica)
A NFS-e (Nota fiscal de serviço eletrônica) será sempre relacionada a prestações de serviço, sempre emitida no sistema da respectiva prefeitura da cidade em que o serviço foi prestado. Sendo eletrônica, tendo a ser mais ágil, prática e organizada. Embora o estado seja muito burocrático em grande parte de suas demandas, a NFS-e moderniza o sistema tributário, uma vez que seu funcionamento é feito por meio digital.
Assim como os outros modelos de notas fiscais, a NFS-e também auxilia em manter o seu negócio dentro das legalidades. Todavia, sua plataforma digital facilita o processo de recolhimento do imposto, em razão da automatização do processo de emissão e compra, além da economia gerada com papéis bem como no tempo e na organização do dia a dia.
Para emitir uma NFS-e, usualmente, é necessário adquirir um um certificado digital que nada mais é do que uma identidade que é utilizada para assinatura online. Existem 2 tipos de certificados:
- A1 – É um arquivo digital que tem validade de um ano e é instalado em uma máquina da empresa. É geralmente utilizado por empresas que trocam seu responsável jurídico frequentemente, como é o caso de empresas juniores
- A3 – É armazenado através de um dispositivo físico, geralmente um token ou cartão e tem validade de 3 anos. Ele é o mais comumente utilizado pelas empresas pelo seu tempo de validade, o que evita desperdício de tempo com sua reposição
Vale destacar que a emissão de NFS-e é realizada através do site da prefeitura, e por isso não são todas as cidades que já aderiram ao documento digital, mas a tendência é que com o passar dos anos esse modelo seja inserido em todo o Brasil. Além disso, como nem todos os sistemas de prefeitura estão preparados, normalmente ocorrem problemas ao lançar um volume muito grande de notas , principalmente no final do mês. Por isso é recomendado criar uma rotina de lançamento de notas e não deixar tudo para a última hora.
Nota Fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
5. DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
Trata-se de uma versão impressa da nota fiscal eletrônica. Será obrigatório quando tratar de mercadoria, sendo utilizada para cargas de transporte, valendo como comprovante da entrega do produto. Apesar de não substituir a nota fiscal, ele facilita o acesso aos seus dados e também a comprovar a legitimidade da transação comercial.
Sua principal função é permitir a consulta da Nota fiscal eletrônica através do código de seu código de barras, entretanto, Pode haver algum problema ou detalhes de sistema onde o emissor não consiga emitir a nota aquele exato momento e a DANFE auxilia em suprir essa necessidade
DANFE
Abordamos os principais documentos contábeis que você deverá se atentar para um eficiente controle dos gastos do seu empreendimento. Entendemos que este é um processo trabalhoso, mas que sempre gera resultados com uma contabilidade consultiva, como é o caso aqui na InUP.
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