A Carta de Responsabilidade da Administração é um documento importante no mundo contábil, já que estabelece uma ligação de confiança e transparência entre a administração de uma empresa e seus contadores. Trata-se de documento obrigatório que deve ser emitido pela Administração da Empresa ao final do exercício contábil, a fim de confirmar as informações e documentos repassados para a elaboração da escritura contábil, assumindo a responsabilidade caso haja fraude em algum documento.
Ela é essencial para assegurar que as informações contábeis apresentadas refletem verdadeiramente a posição financeira da empresa. Para contadores e escritórios contábeis, essa carta é uma ferramenta de segurança, pois garante que as informações fornecidas pela gestão estão corretas, minimizando riscos de inconsistências ou fraudes.
Qual a finalidade?
De acordo com Art.2º da Resolução 987/03 do CFC (Conselho Federal de Contabilidade) no § 1º:
As relações contratuais deverão ser formalizadas, refletindo a realidade fática preexistente entre as partes, no prazo de 2 (dois) anos, contados a partir da vigência desta Resolução.
Se a administração se recusar a fornecer o documento, o contador é orientado a comunicar o ocorrido ao CRC (Conselho Regional de Contabilidade).
Visto que a contabilidade tem acesso a uma série de dados do cliente, para assegurar a veracidade desses dados, a Carta de Responsabilidade da Administração tem o propósito de definir formalmente a obrigatoriedade que garanta a tarefa administrativa da empresa, e a revisão das operações internas.
Sua função é semelhante a um acordo em que ambas as partes asseguram o compromisso de compartilhar periodicamente as informações e documentações essenciais para a execução do serviço da contabilidade, diante da manutenção das atividades internas.
Porém, sua principal importância é isentar o contador de possíveis fraudes, caso um cliente aja de má-fé, por exemplo: por meio da falsificação ou omissão de informações.
Como ela é feita?
A Carta de Responsabilidade da Administração deve ser elaborada especificamente para cada tipo de empresa, uma vez que não existe um padrão, ainda que cada estado possa oferecer modelos distintos para o respectivo território.
Isso acontece diante das complexidades e particularidades de cada empreendimento, apesar que, determinadas informações devem ser as mesmas para qualquer modelo, como:
- Os dados do escritório contábil responsável pela elaboração dos relatórios contábeis e as demonstrações financeiras;
- A razão social e o CNPJ da empresa;
- O período base que integra a Carta de Responsabilidade da Administração;
- As cláusulas que afirmam que todas as informações e documentação são verdadeiras;
- As cláusulas que asseguram que os controles internos e que todos os registros feitos pelo profissional da contabilidade se baseiam nas documentações fornecidas pelos sócios da empresa;
- As cláusulas que afirmam que não houve fraudes envolvendo a administração ou empregados de cargos de confiança e responsabilidade ou fraudes de terceiros nas demonstrações contábeis;
- As cláusulas que afirmam não haver violação ou possíveis violações de leis, normas ou regulamentos nas demonstrações contábeis;
- Assinatura e dados do sócio responsável da empresa.
Obrigatoriedade
A obrigatoriedade da Carta de Responsabilidade da Administração varia conforme o contexto jurídico e regulatório. Em geral, é exigida em processos de auditoria externa e em situações onde há transição de contadores ou auditores.
Além disso, a Carta de Responsabilidade da Administração serve como uma declaração de ética e comprometimento por parte da administração da empresa.
E isso fortalece a relação de confiança entre contadores e seus clientes, pois demonstra que ambos os lados estão comprometidos com a transparência e a integridade dos dados financeiros.
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