Se você tem um CNPJ, ou atua como autônomo, é bem provável que alguém já tenha lhe pedido uma nota fiscal, e muitas são as dúvidas para entender como emitir, como administrar as notas fiscais.
Ainda que muitos profissionais utilizem hoje ferramentas tecnológicas para otimizar essa tarefa, ainda é preciso tomar alguns cuidados fundamentais para que esses documentos sejam emitidos.
Neste artigo, te explicaremos como você pode cuidar da sua gestão financeira a partir da nota fiscal, boa leitura!
O que é uma Nota Fiscal?
A nota fiscal é um documento que comprova, ao registrar, a comercialização de um produto ou a venda de um serviço. Ou seja, é o documento que formaliza a prestação ou venda, logo, um documento muito importante para a gestão da sua empresa.
Além disso, as notas fiscais, geralmente, são obrigatórias e exigidas pela lei 8.846/1994 entregando qualidade e confiança nas suas relações comerciais.
Para que você entenda melhor a sua realidade, precisamos te explicar que existe nota fiscal de produto e existe a nota fiscal de serviço.
Nota Fiscal de Produto x Nota Fiscal de Serviço
Se você possui uma empresa de comércio (como uma padaria ou vende produtos por plataforma e-commerce), necessariamente emitirá uma nota fiscal de produto. Contudo, se você presta serviços (como um programador ou consultor em vendas) emitirá uma nota fiscal de serviço.
Nota fiscal de serviço (NFS-e)
A nota fiscal de serviço, por ser eletrônica, é geralmente citada com a sigla NFS-e (nota fiscal de serviço eletrônica). Esse documento é digitalmente emitido pelas prefeituras (ou Receita Federal), por ser de competência dos municípios, esses podem ter distintas legislações para a emissão da NFS-e.
Além disso, muitas prefeituras exigem a certificação digital para que se tenha acesso a esse portal de emissão de notas fiscais.
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Importante deixar bem claro que existem diversos modelos de NFS-e: como o modelo (ou layout) da nota fiscal varia conforme município, é bem comum que cada cidade utilize um modelo diferente.
Também é importante que você entenda ser necessário o cadastro da sua empresa na prefeitura para emissão dessa nota fiscal. Contudo, caso a sua empresa ainda não esteja cadastrada no município, não há como emitir uma nota fiscal. Basta procurar no site da sua prefeitura como realizar esse credenciamento, podendo ser MEI, Simples Nacional, Microempresa ou qualquer outro tipo.
Existem sistemas que automatizam essa emissão de nota. Ao contratar um sistema que automatiza a emissão de NFS-e, a emissão da nota fiscal em si continua sendo feito pela prefeitura, através desse sistema. Isso porque existe um sistema que se comunica com o sistema de emissão de notas da Prefeitura que intermedeia e facilita tal emissão.
Nota fiscal de produto (NF-e)
A nota fiscal de produto é um documento fiscal usado para registrar a venda de uma mercadoria. Então, caso você comercialize qualquer tipo de produto (como materiais de escritório ou equipamentos de informática), você deverá ter um cadastro da sua empresa perante o respectivo governo estadual.
Uma das diferenças entre a NFS-e e a NF-e, é que a última detalha informações como descrição, quantidade, valor do produto e impostos envolvidos, assegurando a regularidade da transação perante a legislação tributária, devendo ser emitido obrigatoriamente quando ocorrer uma venda física.
Para o consumidor, o documento assegura seus direitos. Com a apresentação da nota, é possível solicitar a troca ou o conserto de produtos, e, assim, pedir a restituição do valor pago etc.
Já para o comerciante, a NF-e comprova sua regularidade junto ao Fisco e o recolhimento correto dos impostos incidentes na transação
Entretanto, produtos digitais ou infoprodutos, como cursos on-line, serviços de assinatura e outros, não exigem a emissão dessa nota, mas sim da nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).
A nota fiscal de produto possui diversos modelos, conforme sua utilização e necessidade. Dentre os mais comuns, podemos citar duas: a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é um substituto do cupom fiscal e visa facilitar e agilizar a regulamentação tributária, vez que a NFC-e destaca quem é o prestador e o tomador.
A NFC-e é um grande facilitador por realizar a emissão de forma eletrônica, deixando bem fácil ao cliente conseguir um comprovante com CNPJ ou CPF incluído na nota.
Outro ponto relevante da NFC-e é que ela é utilizada como comprovante de compra para eventual troca ou devolução, trazendo mais segurança para empresas e consumidores.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
É uma versão impressa da nota fiscal eletrônica, sendo obrigatória quando se tratar de mercadoria em transporte. Apesar de não substituir a nota fiscal, facilita o acesso aos seus dados e também a comprovar a legitimidade da transação comercial.
Sua principal função é permitir a consulta da Nota fiscal eletrônica através do código de seu código de barras, entretanto, pode haver algum problema ou detalhes de sistema onde o emissor não consiga emitir a nota naquele exato momento e a DANFE auxilia em suprir essa necessidade.
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Como administrar as notas fiscais?
Após todos os detalhes acima, uma coisa temos em acordo: a gestão fiscal de qualquer negócio não é um processo simples.
As notas fiscais desempenham um papel fundamental na gestão financeira de um negócio, e é essencial cuidar delas de maneira adequada para garantir conformidade legal e evitar problemas futuros.
Aqui estão alguns cuidados importantes que o seu negócio deve ter com notas fiscais:
- Defina o melhor regime tributário;
- Aproveite as vantagens de emitir notas fiscais;
- Esteja atento(a) à emissão dos documentos fiscais;
- Foque na unificação dos processos de negócios;
- Tenha prazos de Emissão e Envio;
- Certifique-se que a sua equipe esteja treinada para esse tipo de demanda;
- Mantenha-se constantemente atualizado (a).
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