A Reforma Tributária está provocando mudanças que vão além da forma como os tributos serão calculados. A transição para o novo modelo também envolve novas especificações técnicas, integração de sistemas e tratamento de informações fiscais.
Nesse cenário, a segurança de dados ganha ainda mais importância para as empresas. Sistemas de gestão, emissão de documentos fiscais, contabilidade e outras ferramentas utilizadas na rotina empresarial precisam acompanhar as mudanças previstas para a transição.
Em setembro de 2026, a Receita Federal publicou nova documentação técnica para as APIs de apuração da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). Os novos serviços permitirão consultas relacionadas a débitos, créditos, pagamentos e recolhimentos, além da emissão de documentos de arrecadação. A disponibilização ocorrerá de forma gradual a partir de outubro.
A própria Receita Federal recomenda que empresas desenvolvedoras de software e contribuintes que utilizam integração sistêmica consultem a documentação técnica e planejem as adequações necessárias.
Reforma Tributária amplia a importância da integração de sistemas
A transição para o novo modelo tributário envolve alterações em documentos fiscais eletrônicos e diferentes etapas de implementação.
A Receita Federal mantém um cronograma atualizado para os documentos fiscais e destaca que a publicação do leiaute e o início da obrigatoriedade são marcos diferentes. Entre os documentos e declarações abrangidos estão a NFS-e, NFCom, DeRE, documentos relacionados ao Simples Nacional e outros registros fiscais.
Para as empresas, isso significa acompanhar não apenas a legislação, mas também as especificações técnicas que orientam seus sistemas.
ERPs, emissores de documentos fiscais e soluções utilizadas pela contabilidade podem precisar de atualizações para acompanhar as novas exigências. Ao mesmo tempo, essa integração precisa estar acompanhada de controles adequados de acesso, armazenamento e transmissão das informações.
Segurança de dados não envolve apenas ataques cibernéticos
Quando se fala em segurança de dados, é comum pensar apenas em ataques virtuais. Porém, o conceito também envolve os processos internos utilizados pela empresa para proteger suas informações.
Isso inclui estabelecer quem pode acessar determinados dados, como as informações são armazenadas, de que maneira são compartilhadas e quais medidas existem para evitar perdas, alterações ou acessos não autorizados.
Durante a adaptação à Reforma Tributária, podem circular informações relacionadas a operações comerciais, documentos fiscais, fornecedores, clientes, valores e cadastros.
Parte dessas informações pode conter dados pessoais. Nesses casos, também entram em cena as regras da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) esclarece que a LGPD protege informações relacionadas a pessoas naturais identificadas ou identificáveis. Dados que pertencem exclusivamente a pessoas jurídicas, por sua vez, não são considerados dados pessoais para os efeitos da Lei.
Por isso, é importante que a empresa diferencie informações empresariais de dados pessoais e identifique quais operações realizadas em seus sistemas estão sujeitas às regras de proteção de dados.
Integração entre sistemas precisa vir acompanhada de controles
A integração tecnológica pode facilitar processos e reduzir atividades manuais, mas também exige organização.
Quando diferentes sistemas trocam informações, a empresa precisa saber quais dados estão sendo compartilhados, com qual finalidade e quem está autorizado a acessá-los.
Entre os cuidados que podem fazer parte dessa rotina estão:
- Revisar os níveis de acesso dos usuários;
- Manter sistemas e softwares atualizados;
- Utilizar mecanismos adequados de autenticação;
- Realizar backups periódicos;
- Acompanhar acessos e alterações relevantes;
- Revisar permissões concedidas a colaboradores e prestadores;
- Estabelecer procedimentos para incidentes de segurança;
- Orientar os profissionais sobre o tratamento adequado das informações.
A ANPD orienta que os agentes de tratamento adotem medidas técnicas e administrativas e mantenham processos e políticas internas que contribuam para o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais.
Assim, a segurança não deve depender exclusivamente da ferramenta utilizada. Ela também envolve processos e responsabilidades definidos dentro da organização.
Como a LGPD se relaciona com a Reforma Tributária?
A Reforma Tributária não criou uma nova obrigação geral de segurança de dados. A relação com a LGPD existe quando os processos empresariais envolvem o tratamento de dados pessoais.
Isso pode acontecer, por exemplo, quando sistemas fiscais e administrativos armazenam ou processam informações relacionadas a pessoas físicas, como dados de clientes, representantes, colaboradores ou fornecedores individuais.
Nessas situações, a empresa precisa considerar as regras aplicáveis ao tratamento dessas informações.
A ANPD orienta que as organizações façam o mapeamento e o registro das operações de tratamento, identifiquem suas bases legais e finalidades e adotem medidas técnicas e administrativas compatíveis com a proteção dos dados pessoais.
Esse cuidado ganha relevância durante mudanças nos sistemas e processos internos, já que alterações tecnológicas também podem modificar a forma como as informações são coletadas, utilizadas, compartilhadas e armazenadas.
O que a empresa deve revisar?
A transição tributária pode ser aproveitada como uma oportunidade para revisar os processos relacionados aos dados utilizados pelas áreas fiscal, contábil e financeira.
Entre os principais pontos de atenção estão:
- Identificar quais sistemas participam dos processos fiscais;
- Mapear quais informações são compartilhadas entre empresa, contabilidade e fornecedores;
- Revisar os níveis de acesso aos sistemas;
- Conferir se os softwares utilizados estão acompanhando as atualizações técnicas;
- Avaliar os procedimentos de backup e recuperação de informações;
- Revisar contratos com fornecedores que tenham acesso a dados;
- Verificar os procedimentos internos para lidar com incidentes;
- Orientar os colaboradores sobre segurança da informação;
- Identificar quais informações envolvem dados pessoais e estão sujeitas à LGPD.
A análise deve considerar a realidade de cada empresa, já que os sistemas, as operações e os tipos de dados tratados podem ser diferentes.
E se ocorrer um incidente de segurança?
Outro ponto importante é ter um procedimento definido para lidar com incidentes de segurança.
Nem todo incidente precisa ser comunicado à ANPD. Segundo a Autoridade, a obrigação de comunicação existe quando o incidente confirmado envolve dados pessoais sujeitos à LGPD e pode acarretar risco ou dano relevante aos titulares.
A avaliação deve considerar fatores como as categorias e a quantidade de titulares afetados, a natureza dos dados envolvidos, os possíveis danos e as medidas de mitigação adotadas.
Quando os critérios previstos são atendidos, o controlador deve realizar a comunicação à ANPD e aos titulares, observando as regras estabelecidas pela Autoridade. Atualmente, a ANPD informa prazo de três dias úteis para essa comunicação, ressalvadas situações com prazo específico previsto em legislação própria.
Por isso, ter um procedimento previamente definido pode facilitar a identificação, avaliação e resposta a um eventual incidente.
Contabilidade e tecnologia precisam trabalhar juntas
A adaptação à Reforma Tributária aproxima ainda mais as áreas fiscal, contábil e tecnológica.
A Receita Federal recomenda que contribuintes que utilizam integração sistêmica acompanhem a documentação das novas APIs da CBS e planejem as adequações conforme o cronograma de disponibilização.
Isso significa que a atualização tecnológica não deve ser tratada como uma tarefa isolada do departamento de TI.
A contabilidade precisa acompanhar as mudanças tributárias, a área fiscal deve avaliar seus impactos nos processos e a tecnologia precisa transformar essas necessidades em sistemas e integrações adequados.
Quando essas áreas trabalham de forma coordenada, fica mais fácil identificar inconsistências, controlar acessos e acompanhar as mudanças técnicas ao longo da transição.
Segurança de dados também faz parte da preparação
A Reforma Tributária está exigindo das empresas uma adaptação que envolve legislação, processos, sistemas e informações.
Por isso, preparar a empresa não significa apenas atualizar os sistemas para atender aos novos requisitos fiscais. Também é importante entender quais informações circulam nesses processos, quem tem acesso a elas e quais controles existem para protegê-las.
A Receita Federal vem atualizando continuamente suas orientações e especificações técnicas. A página oficial da Reforma, por exemplo, foi atualizada em 21 de setembro de 2026 e reúne o cronograma dos documentos fiscais e informações sobre os respectivos leiautes.
À medida que os processos fiscais se tornam mais integrados, cuidar dos dados que sustentam essas operações também precisa fazer parte do planejamento empresarial.
Na InUP Contabilidade, essa preocupação também faz parte da rotina. Processos internos e automações ajudam a organizar, controlar e proteger as informações utilizadas no atendimento aos clientes, com segurança e confiabilidade em cada etapa.
Mais do que acompanhar as mudanças da Reforma Tributária, estar preparado significa também garantir que os dados envolvidos nesses processos sejam tratados com responsabilidade e segurança.
Quer entender como sua empresa pode se preparar para esse novo cenário? Entre em contato com a equipe da InUP Contabilidade.