A nota fiscal é a comprovação legal de que a empresa realizou transações de compra, venda, prestou algum serviço ou contratou outro. A sua emissão é obrigatória segundo a Lei 8.846/94, art. 1º para todas as classificações de empresa, exceto no caso do MEI (que é obrigado apenas quando realiza operações com outras Pessoas Jurídicas). A Nota Fiscal registra todos os valores do negócio e os impostos devidos/embutidos na operação.
A nota fiscal possui alguns modelos direcionados conforme cada classificação das empresas:
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e): deve ser emitida por empresas que prestam serviços;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): obrigatória para indústrias e comércios;
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): obrigatória para empresas que fazem o transporte de mercadorias;
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): deve ser passada exclusivamente para o cliente final.
Diante da obrigação legal, a não emissão das notas fiscais pode trazer alguns riscos para empresa, que são:
- Sonegação de impostos: de acordo com a Lei 8.137/90, a sonegação de impostos é cometida quando a empresa adultera, omite ou deixa de emitir notas fiscais em suas operações, sendo a penalidade para esta prática é reclusão de dois a cinco anos, além de multa. A identificação da sonegação ocorre através de auditorias da Receita Federal, através de conflitos entre entregas das obrigações fiscais juntamente com o recolhimento de impostos, e também a partir de denúncias de consumidores;
- Aplicação de multas: como citado no tópico anterior, uma das penalidades para quem comete a sonegação dos impostos é a aplicação de multas, que varia entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota identificada na prática. Para os casos em que é identificado a não emissão intencional, a multa corresponde a 75% do valor da nota omitida e para os casos em que as notas possuem informações erradas, mas identificadas e alteradas pela própria empresa, a multa chega a 20% do valor do documento.
- Exclusão do Simples Nacional: a exclusão de empresas no regime de tributação do Simples Nacional não é motivada somente pela ultrapassagem do limite de faturamento anual no valor de R$4.8 milhões ou por falta de enquadramento de atividades. Empresas que tiveram prejuízo no exercício financeiro, tendo as despesas desse período superiores a 20% do valor das receitas, podem ser excluídas desse regime tributário, tendo que recolher os impostos em outras modalidades (Lucro Presumido, Lucro Real ou Lucro Arbitrado);
- Perda de garantias e imagem negativa: Como já mencionado, a nota fiscal é o meio que comprova as transações da empresa, nesse sentido, é através dela que o Governo fiscaliza as transações da empresa como também é a base para que ocorra a tributação das mesmas. Assim sendo, com a correta emissão das notas fiscais as empresas demonstram legalidade perante a fiscalização, gerando maior credibilidade com os clientes, pois o documento é de extrema importância para assegurar os direitos dos consumidores, e também com fornecedores, permitindo demonstrar que a empresa possui condições de quitar suas dívidas;
- Dificuldade de conseguir crédito: Na necessidade de fazer um empréstimo a não emissão de notas fiscais pode ser um obstáculo, já que perante o governo, a empresa pode apresentar um faturamento muito menor do que o real, além disso, leva a empresa ter um prejuízo fiscal, causando uma desconfiança por parte dos bancos diante da garantia de pagamento.
A nota fiscal é colocada por muitos empresários como um obstáculo para se obter lucros nos empreendimentos, devido a complexa carga tributária presente no Brasil, porém, existem meios para efetivar os lucros, através de análises de mercado e de custos e de insights para tomada de decisão que a contabilidade pode trazer quando as informações contábeis estão de acordo com a realidade da empresa.